All anskaffelse bør gjennomføres av kundens merkantile personell. Profesjonelle forhandlere sender ut invitasjon til utvalgte leverandører for å oppnå de mest gunstige betingelsene og prisene. De ansatte eller øvrig prosjektpersonell skal aldri forhandle direkte med leverandører da dette kan ødelegge kundens forhandlingsposisjon. Hvis man har behov for å teste ut, leie eller anskaffe produkter eller tjenester må man kontakte anskaffelsesavdelingen.

Anskaffelser uten nødvendige fullmakter kan skape store problemer for kunden. Brudd på EU´s anskaffelsesreglement kan føre til høye bøter for kunden.

Det er viktig å gjennomføre anskaffelser for å sikre best mulige vilkår for kunden, både på kort og lang sikt. Hovedregelen er å ha konkurranse mellom 3 eller flere leverandører.

Viktige aksjoner

• Det er viktig å involvere anskaffelsesavdelingen å tidlig som mulig (ved M1) hvis prosjektet har som intensjon å anskaffe produkter eller tjenester fra eksterne leverandører.
• En anskaffelsesplan bør etableres ved M2 og oppdateres ved M3 hvis relevant.
• En anskaffelsesleder bør utnevnes fra anskaffelsesavdelingen. Han/hun vil være ansvarlig for å etablere anskaffelsesstrategi i samarbeid med prosjektleder og prosjektteamet.

Dokumenter